جهت انجام این مورد ابتدا کارشناس IT واحد مورد نظر بایستی وارد https://oas.sums.ac.ir  شده  و سپس در قسمت کارتابل ارجاعی خود،نامه مورد نظر را تکمیل و به رئیس مربوطه ارجاع و پس از امضاء به مدیریت آمار و فناوری اطلاعات و ارتباطات ارسال نماید.پس از آن کارشناس مربوطه در مدیریت آن را بررسی و نظر نهایی خود را از طریق هامش بر روی آن نامه به اطلاع کارشناس مربوطه می رساند.