فرآیند با اعلام و درخواست برقراری جلسه ویدئوکنفرانس آغاز می‌شود و پس از برقراری کامل جلسه ویدئوکنفرانس پایان می‌پذیرد.

• داشتن ارتباط مناسب مراکزی که باید ویدئو کنفرانس بین آن ها برقرار شود
• داشتن دستگاه ویدئو کنفرانس